Dette har vi lært fra årets konferanse

Å arrangere en verdifull konferanse som skiller seg ut er en utfordring. Til årets “Den smarte, grønne dalen” konferanse tok vi utfordringen på strak arm og løftet konseptet mange hakk for å treffe på både formål og visjoner, trender og tilbakemeldinger fra konferansen i 2021.

Vi vil dele våre erfaringer og tilbakemeldinger fra årets arrangement, slik at flere kan dra nytte av kunnskapen. Her er det mye å dykke ned i for den spesielt interesserte. Har du spørsmål eller innspill til fremtidige arrangementer og konferanser hører vi gjerne fra deg!

Formål og visjon

For å bevare og utvikle en levende region som er rigget for fremtiden må vi legge til rette for bærekraftig lokal verdiskapning. Det kan ikke løses av næringslivet eller det offentlige hver for seg, det krever samhandling.

Konferansen «Den smarte grønne dalen» skal være en arena for næringsliv, offentlige aktører og FoU for å dele og lære om bærekraftig distriktsutvikling. Den vil rette fokus på tema som er viktige for en fremtidsrettet utvikling av næringslivet som bidrar til at det skapes og bevares levende lokalsamfunn.

Konferansen åpner for å bygge nye relasjoner og nettverk, og bidrar til innovasjon i næringslivet og det offentlige.

Konferansen skal inspirere lokalt næringsliv og politikere ved å løfte suksesshistorier fra Gudbrandsdalen og gi kompetansepåfyll og inspirasjon utenfra.

Konferansen skal utfordre ved å samle ulike aktører til diskusjoner i arbeidsverksteder for å se hvordan vi kan bidra til å øke den lokal verdiskapingen på en bærekraftig måte – og hvordan vi konkret kan ta tak i dette videre.

Heldigitalt i 2021

I 2021 var det fortsatt stor usikkerhet knyttet til pandemien og fysiske arrangement, og konferansen ble derfor heldigital. Programmet varte en halv dag, var gratis, og var en blanding av opptak med intervjuer og samtaler fra vakre Aanekre Gård i Sør-Fron, og live-sendte panelsamtaler hvor paneldeltakere satt hver for seg (som et teams/zoom møte). Deltakere kunne chatte og engasjere seg undervegs, og velge fritt hvilke panelsamtaler de ville delta på.

Teknisk ble konferansen gjennomført i portalen OnAir. Deltakere måtte logge inn i en portal hvor konferansen fant sted. Alle deltakere var i plenums”rommet” for fellesprogram, men kunne navigere i panelsamtaler fra programoversikten.

Konseptet fungerte godt til sitt bruk, og var intuitivt for deltakere å være med på. Svært mange deltok på starten av programmet men falt av undervegs. Noen hadde problemer med overføringen, som antagelig skyltes at sendingen var i svært høy oppløsning og man ble kastet ut man ikke hadde stabil internett tilgang. Det var nok også mange som ikke ville prioritere å bruke en hel halv-dag på en digital konferanse.

Tilbakemeldingene var veldig positive på konseptet og innhold i dagen, men de fleste ønsket at det skulle være en hybrid konferanse neste år. Svært få ønsket en kun fysisk konferanse.

Hybride konferanser i vinden for 2022

Deltakerne i 2021 ønsket seg altså en hybrid konferanse, og begrepet hybrid har fått en skikkelig boost gjennom pandemien. Men hva betyr det egentlig?

Hybrid betyr ikke at man streamer et arrangement, og at man kan følge med fra et annet sted. Hybrid betyr at det ikke spiller noen rolle om du deltar fysisk eller digitalt. Alle deltar på det samme grunnlaget og med de samme mulighetene. Dette hadde vi lyst til å utfordre oss på.

Vi gjorde derfor undersøkelser for å finne en teknisk løsning som kunne bidra til at vi klarte å avholde en hybrid konferanse i 2022. Vi endte opp med å bruke Cadence, som er utviklet i Englad i samarbeid med møte og event planleggere fra flere land, blant annet en gründer i Norge. Portalen byr på svært mange tilleggsmuligheter, og kan være et levende univers både før og etter et arrangement - eller som erstatning for facebook sider eller andre nettbaserte forum for grupper av deltakere.

Å muliggjøre digital deltakelse var også en måte å gjøre konferansen mer geografisk åpen. Slik kunne man både følge med og engasjere seg hvor enn man var i verden. Det er også en måte å redusere reisebehov for deltakere fra en stor region, og også for de utenfor Gudbrandsdalen som kunne ha interesse av temaet.

Smart, grønn og dal - slik ble det

Konferansen ble lagt til Rudi Gard, og det ble rigget for hele tre ulike scener gjennom dagen: hovedscenen, “veggen” og utescenen. Slik kunne vi bryte opp i opplevelsen, skape spennende rammer og trekke den vakre utsikten inn i programmet. Det gav gode og kreative rammer for dagen.

Formatet på møtelokalene var av en slik måte at å skape reelle hybride samtaler gjennom hele dagen ble en utfordring. Deltakere var delt i små diskusjonsgrupper i hovedsalen for å jobbe sammen i fasiliterte arbeidsverksted i bolkene SMART og GRØNN. Optimalt skulle digitale deltakere kunne vært med på samme bord som de fysiske deltakerne, for eksempel via skjerm og hodetelefoner med mikrofon, men det var for mange deltakere til å lykkes med det i ett stort rom. Et alternativ som ble vurdert var å bryte opp i større grupper og bruke ulike rom, slik at digitale deltakere kunne være med via storskjerm. Det var ikke omforenelig med målet om å skape åpne og delende samtaler mellom deltakere, som erfaringsmessig bør begrenses til 6 deltakere per gruppe.

Konklusjonen var derfor å opprette egne digitale møterom for deltakere på nett, slik at de kunne dypdykke i oppgavene fra arbeidsverksted på lik linje som de som deltok fysisk. Digitale deltakere var med på alle plenum sesjoner fra hovedscenen på link linje med de som var på Rudi, og gikk til sitt digitale møtebord når det var tid for diskusjon. Det var en egen ressurs som fulgte opp de digitale deltakerne så godt som det lot seg gjøre (også utenom arbeidsverkstedene), slik som det også var ressurser tilstede for å følge opp de fysiske gruppebordene ved behov. Digitale deltakere fikk utsendt arbeidsark på epost, mens de som deltok på Rudi fikk det utlevert på bordet.

For å bryte opp i programmet ble siste arbeidsverksted i programmet lagt opp som en “fishbowl”. En slags panelsamtale hvor det var noen faste panelmedlemmer som stod ved bord i midten av rommet mens deltakerne satt rundt. Hvem som helst kunne gå opp og ta mikrofonen for å komme med sine tanker og spørsmål, også de som deltok på nett. På grunn av få digitale deltakere og at det var krevende å rigge teknisk, ble det ikke gjort mulig å koble på digitale deltakere på storskjerm - men det var en egen ressurs som stod klar for å spille inn innlegg fra digitale deltakere (merk at det er mulig å få til dette gjennom portalen). Samtalen var fasilitert med ordstyrer og mange hjelpere i salen, og det var satt opp regler for temaet og hvor lange innlegg man kunne tillate.

Alt i alt var det mye som fungerte veldig bra og mye som kunne vært strukket enda lenger for å virkelig være en hybrid konferanse - men det er teknisk utfordrende (og kostbart) og krever svært detaljert planlegging og koordinering i forkant og undervegs av arrangører og teknikere i fellesskap.

Tilbakemeldinger på hybrid opplevelsen

Det var gjennomgående svært positive tilbakemeldinger på konseptet for konferansen.

I tilbakemeldingene går det overraskende mye igjen at det var bra med mye tid til å snakke, bli kjent og lære av hverandre, og flere svarer de kunne tenke seg enda mer tid til dette - selv om halve dagen faktisk var å snakke og jobbe sammen! Dette mener vi er viktig å ha med i planleggingen av dagens konferanser.

Den største verdien av en konferanse ligger ikke i det som skjer på scenen, men i det som skjer over kaffekoppen, med nye folk og annerledes rammer enn man har til daglig.

Samtidig mener vi å ha funnet en unik måte å skape engasjerende samtaler på. I samarbeid med Skåppå ble arbeidsverkstedene utviklet og fasilitert på en profesjonell måte, med rammer og malverk for et ubegrenset antall mennesker både fysisk og digitalt - live og i etterkant gjennom opptaket. Dette ønsker vi å videreutvikle til konferansen i 2023.

…Og kanskje gjøre rom for litt lengre uformelle kaffepauser i mellom programpostene også!

Det var få digitale deltakere, som nok skyldes at man ikke lenger er like ivrig på å delta på heldags samlinger digitalt når man kan delta fysisk. Samtidig har de færreste opplevd å være med på reelle hybride arrangement, eller hørt om noen som har vært på det, som nok gjorde det mindre aktuelt.

Dessverre var det tekniske problemer med selve portalen på starten av dagen (ikke grunnet teknikere eller internett lokalt) som gjorde at de digitale deltakerne falt ut av sendingen et par ganger. Dette er en risiko man ikke kommer utenom når man jobber i digitale flater. Så snart feilen ble rettet var det ikke flere problemer, og de digitale deltakerne kunne engasjere seg gjennom resten av dagen. De synes opplevelsen var bra, at det var fint med support fra egen ressurs, men vil heller delta fysisk neste gang.

“Fishbowlen” ble en suksess og fikk generelt veldig gode tilbakemeldinger. Det var en viktig suksessfaktor at vi rigget om lokalet slik at dette ikke skjedde på en scene, men midt i rommet blant deltakerne. Vi hadde også godt forberedte paneldeltakere, en ordstyrer med mange tilleggsspørsmål på lur, og informert noen deltakere i forkant om at det ville bli mulig å si noe i plenum slik at de kunne forberede seg. Det var også viktig at det var satt et sett med regler å forholde seg til undervegs, og at det var flere gode hjelpere rundt ordstyreren som kunne bidra til å sende deltakere opp og ned fra mikrofonen. Dette er et spennende konsept som er verdt å utforske for andre arrangører som vil bryte opp i en konferansedag med noe litt annerledes.

Evaluering fra eiere og prosjektleder

Eierne og prosjektledelsen for konferansen er alt i alt godt fornøyde. Vi utfordret oss selv på å gjøre noe helt nytt, og strekke oss til et nasjonalt nivå på både teknisk produksjon og innhold. Dette ble en dag vi lærte veldig mye av, og kommer til å huske.

At et høykvalitets hybrid prosjekt koster må vi innrømme. Man er avhengig av å ha med mange sponsorer og partnere og et høyt antall betalende deltakere før det blir lønnsomt. Dette er et diskusjonstema i møte- og konferanse industrien globalt, for vi ser jo det er fremtiden - men for øyeblikket er den totale kostnaden høy.

Vi satset også på en portal for å løse hybrid utfordringen, og selv om den var svært god til sitt bruk traff vi ikke så godt som vi håpet på å skape engasjement i forkant av konferansen. Det er en innovativ måte å skape engasjement og muliggjøre deling på, men for å lykkes godt med dette ser vi at man må jobbe langsiktig og strategisk og ha nok tilgjengelige ressurser for å ta tak i mulighetene portalen byr på.

De som skal inn i portalen må man ha en registrert bruker, og logge seg inn - dette er en (lav, men likevel) terskel for de fleste som har nok av oppgaver og nettsider å bla seg gjennom i en travel arbeidsdag. For å trekke folk til portalen og utforske mulighetene for å skape engasjement for det som skjer i Gudbrandsdalen ble det blant annet arrangert jevnlige live-sendte samtaler med aktører og prosjekter fra regionen, som ble godt tatt i mot, men som trakk lite live-deltakelse og mer avspilling i opptak.

Noen har meldt tilbake at de synes det var vanskelig å finne program for selve dagen i portalen, og at de ikke helt forstod hvordan de skulle eller kunne bruke den. Det er tilbakemeldinger vi tar med oss i planleggingen av neste års arrangement. Vi vil gjøre vurderinger for hvilke verktøy som passer til det formatet konferansen skal ha.

Eierne av Krafttak og konferansen mener konferansen har blitt en suksess på kort tid, og et begrep og en helhet som folk merker seg. Med Krafttak ønsket eierne å sette fokus på bærekraftig vekst, og det bidrar konferansen til. Den skiller seg også ut fra andre møteplasser i regionen.

Eierne av Krafttak vil gjennom neste prosjektår vurdere om og i såfall hvordan konferansen “Den smarte, grønne dalen” tas videre etter prosjektet Krafttak, som avsluttes september 2023. En regelmessig møteplass må fortsette å etterstrebe å være relevant og unik, og engasjere den bredden man ønsker seg.

Vi gleder oss til planleggingen - og håper å se deg under “Den smarte, grønne dalen” i 2023! Informasjon kommer.

Alle bilder: Marijebaan Photography